Как сделать опись архивных документов

Как сделать опись архивных документов
Как сделать опись архивных документов
Как сделать опись архивных документов
Как сделать опись архивных документов

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:

- постоянного хранения;

- временного (свыше 10 лет) хранения;

- по личному составу.

Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.

Основными категориями документов по личному составу, включаемыми в опись дел по личному составу кадровой службы, являются:

- приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));

- личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);

- личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);

- список (штатно-списочный состав) работников организаций;

- протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

- правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

- качество подшивки или переплета дела;

- правильность нумерации листов дела;

- наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

- наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

- правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.

При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.

Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).

Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.

Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).

Пример

Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

«Приказы № 1-115 директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»

«То же. № 116-231. Т.2».

Пример

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».

«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».

Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.

В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.

Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- список (штатно-списочный состав) работников;

- личные карточки уволенных работников;

- личные дела уволенных работников;

- протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;

- невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;

- документы расследований несчастных случаев.

При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).

Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.

Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.

В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.

Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.

Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.

Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.

Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.

Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.

Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Пример

№ 3 л/с-2007, где 3 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2007 - год, в котором были заведены дела (примечание 1), включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

Пример

«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2) и утверждается руководителем кадровой службы.

Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.

Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.

Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.

На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.

Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).

Примечание 1. Для личных дел - год увольнения работника.

Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1 (наименование организации) (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Опись № _____ (название раздела) №
п/п Индекс дела
(тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела
(тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 В данную опись внесено _________________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № __________ по № _______, в т.ч.:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Наименование должности Протокол ЭК структурного руководителя службы ДОУ подразделения Подпись Расшифровка подписи ___________ № __________ Дата Передал дел. (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Принял дел. (цифрами и прописью) Наименование должности работника архива Подпись Расшифровка подписи Дата

______________

При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

Приложение 2

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Отдел кадров УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела кадров Подпись В.С.Селеменя 14.04.2007 Опись № 3 л/с-2006 Отдел кадров №
п/п Индекс дела
(тома, части) Заголовок дела
(тома, части) Дата дела
(тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме-чание 1 2 3 4 5 6 7 1 3-2 Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение) 02.01.2006 31.12.2006 154 75 лет 2 3-9 Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 2006 15 75 лет 3 3-9 То же. С буквы «Ц» по
букву «Я». Т.2 2006 10 75 лет Личные дела уволенных работников 4 57 Алексейчиков Андрей Петрович 30.12.1999
20.12.2006 25 75 лет 5 153 Бирюков Владимир Олегович 10.02.2001
15.11.2006 38 75 лет <…> 12 54 Федосов Владимир Васильевич 15.05.1999 03.10.2006 18 75 лет Невостребованные
трудовые книжки 13 Адамович Игорь Васильевич 10.12.2006 50 лет После уволь-нения

В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито 12.04.2007 СОГЛАСОВАНО Зав. канцелярией Подпись Н.А.Кохан 13.04.2007 Передал 14 (четырнадцать) дел по личному составу. Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито 15.04.2007 Принял 14 (четырнадцать) дел по личному составу. Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская 15.04.2007

______________

Переносится из номенклатуры дел.

В представленном примере предполагается, что приказы по личному составу ведутся в кадровой службе.

Переносится из книги учета личных дел.

Приложение 3

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Отдел кадров УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела кадров Подпись В.С.Селеменя 14.04.2007

Опись № 3 л/с-2005-2006

Отдел кадров


п/п Индекс дела
(тома, части) Заголовок дела
(тома, части) Дата дела
(тома, части) Коли-
чество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме-чание 1 2 3 4 5 6 7 2002 1 3-2 Приказы № 1-102 директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение). Т.1 02.01.2005 31.07.2005 251 75 лет 2 3-2 То же с № 103 по № 200. Т.2 01.08.2005
31.12.2005 120 75 лет 3 3-9 Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Я» 2002 15 75 лет Личные дела уволенных работников 4 110 Абрамович Иван Иванович 30.01.2000
12.12.2005 15 75 лет 5 46 Олехнович Татьяна Петровна 15.02.1999
11.11.2005 19 75 лет <…> 10 57 Сынковицкий Алексей Евстигнеевич 07.07.1999
09.05.2005 38 75 лет 2003 11 3-2 Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение) 02.01.2006 31.12.2006 154 75 лет 12 3-9 Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 2006 15 75 лет 13 3-9 То же. С буквы «Ц» по
букву «Я». Т.2 2006 10 75 лет Личные дела уволенных работников 14 57 Алексейчиков Андрей Петрович 30.12.1999
20.12.2006 25 75 лет 15 153 Бирюков Владимир Олегович 10.02.2001
15.11.2006 38 75 лет <…> 19 54 Федосов Владимир Васильевич 15.05.1999 03.10.2006 18 75 лет Невостребованные
трудовые книжки 20 Адамович Игорь Васильевич 10.12.2006 50 лет После уволь-нения

В данную опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито 12.04.2007 СОГЛАСОВАНО Зав. канцелярией Подпись Н.А.Кохан 13.04.2007 Передал 20 (двадцать) дел по личному составу. Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито 15.04.2007 Принял 20 (двадцать) дел по личному составу. Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская 15.04.2007

Приложение 4

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Отдел кадров УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела кадров Подпись В.С.Селеменя 14.04.2007

Опись № 3 л/с-2006

Отдел кадров


п/п Индекс дела
(тома, части) Заголовок дела
(тома, части) Дата дела
(тома, части) Коли-
чество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме-чание 1 2 3 4 5 6 7 Личные дела уволенных работников 1 57 Алексейчиков Андрей Петрович 30.12.1999
20.12.2006 25 75 лет 2 153 Бирюков Владимир Олегович 10.02.2001
15.11.2006 38 75 лет <…> 17 54 Федосов Владимир Васильевич 15.05.1999 03.10.2006 18 75 лет

В данную опись внесено 17 (семнадцать) дел с № 1 по № 17.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито 12.04.2007 СОГЛАСОВАНО Зав. канцелярией Подпись Н.А.Кохан 13.04.2007 Передал 17 (семнадцать) дел по личному составу. Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито 15.04.2007 Принял 17 (семнадцать) дел по личному составу. Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская 15.04.2007 Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов Как сделать опись архивных документов

Изучаем далее:



Вязание спицами жемчуг плед

Где и как сделать ринопластику носа

Зарядное устройство xlb-007a схема

Розы из ткани своими руками простой способ

Усилитель своими руками lay